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ERP系統上線初期如何加強倉庫管理
2008-06-15 19:24:41
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  倉庫是ERP系統數據源之一,倉庫管理也是企業高管的普遍心病。在系統上線初期,每天物料出、入庫頻繁,收發單據數量大,倉管員、錄單員加班多,再加上編碼觀念沒有深入人心等原因,很容易造成系統數據紊亂,影響生產經營。

  為了切實改善公司倉庫的管理現狀,提升系統運行質量,筆者結合自己工作經驗,就ERP系統上線初期,談談如何加強倉庫管理,與同行做以探討。

  一、倉庫的常見問題:

  倉庫管不好,一邊是數以萬計的物料、成百上千的供應商,諾大的貨架式立體倉庫,一邊是為數不多且素質平平的倉管員,種類繁多但不適用,也基本不用的制度和流程。歸根到底,倉庫問題基本上都來自現場管理不到位,例如:

  1、不遵守先進先出原則(First In,First Out----FIFO),造成呆料、廢料。

  2、不按庫位擺放物料,或移動物料後,不及時把新庫位的資料交給錄單員錄入系統,造成無法找到相關物料。

  3、倉管員不及時送單給錄單員,錄單員不及時錄入系統,結果造成系統數據與實際脫節,影響ERP系統數據的准確性,最終影響到了生產計劃的貫徹和執行。標識不統一、不規範,不是沒有物料編碼,就是物料名稱不對,以致無法追查該物料的歷史狀況。

  4、部分倉管員責任心不夠,工作態度消極,辦事拖拉,庫存盤點不准,以及手工單據信息不准確(主要是抄寫錯誤,鍵入錯誤),這都是常有的事。

  5、新舊倉管員交接不清,換一個倉管員,沒有真正的交接手續,對前任倉管員所管的物料狀態不明的,幹脆就封存起來不予管理,只說"找不到",造成了不應有的呆滯和浪費。

  二、倉庫該如何管理:

  倉庫說好管也好管,說難管也難管,首先應理清思路,弄清楚幾個基本問題。

  1、"物料"是什麼?"倉庫"是什麼?

  "物料"包羅萬象,客觀存在,但那只是其表現形式,其實物料就是錢,物化了的錢,而倉庫就是放錢的口袋。錢放在家里不能增值,錢要通過使用或投資流動起來,才能產生價值。同樣,物料為生產及銷售而快速地流動起來才能創造效益。當然,錢會丟失,也可能被盜,同樣,物料可能被浪費、被損壞及被盜竊。任何浪費、破壞和盜竊物料的行為,都是對公司、股東、對全體員工利益的侵犯!

  2、物料管理管什麼?

  任何一項管理活動,都會涉及時間(T)、質量(Q)、成本(C),這三者彼此牽連,又相互制約,物料管理也概莫能外。

  ヾT-Time時間:指物料的交期、入倉期、使用時間、倉儲時間、退料時間等等。

  ゝQ----Quality質量:指物料本身的質量、倉儲質量、對有質量問題的物料的處理等等。

  ゞC----Cost成本:指物料的價格、倉儲的成本、呆滯的成本、短缺造成停工的成本、多余造成的庫容成本、占用資金造成的資金周轉成本。

  3、物料管理如何管?

  管理一定有原理。筆者總結了物料管理的十大原則,對離散型制造業具有普遍的指導意義和參考價值。

  1)先進先出原則(FIFO)。

  2)鎖定庫位原則。某物料固定擺在某庫位,實物所放庫位必須要與ERP系統中的一致。庫位編碼就像一個人的家庭地址一樣重要,沒有固定庫位,就無法快速地找到相關物料。

  3)專料專用原則,不得隨意挪用對應訂單的物料。

  4)庫存的ABC管理原則:

  A類物料的數量可能只占庫存的10~15%,但貨值可占庫存價值的60~70%;

  B類物料的數量可能只占庫存的20~35%,但貨值可占庫存價值的15~20%;

  C類物料的數量可能占庫存的50~70%,但貨值可能占庫存價值的5~10%。

  因此要嚴格控制關鍵的少數和次要的多數,也就是要嚴格控制好A、B兩類物料。

  5)"六不入"原則:

  ヾ有送貨單而沒有實物的,不能辦入庫手續;

  ゝ有實物而沒有送貨單或發票原件的,不能辦入庫手續;

  ゞ來料與送貨單數量、規格、型號不同的,不能辦入庫手續;

  々IQC檢驗不通過的,且沒有領導簽字同意使用的,不能辦入庫手續;

  ぁ沒辦入庫而先領用的,不能辦入庫手續;

  あ送貨單或發票不是原件的,不能辦入庫手續。

  6)"五不發"原則:

  ヾ沒有提料單,或提料單是無效的,不能發放物料;

  ゝ手續不符合要求的,不能發放物料;

  ゞ質量不合格的物料,除非有領導批示同意使用,否則不能發放物料;

  々規格不對、配件不齊的物料,不能發放;

  ぁ未辦理入庫手續的物料,不能發放。

  7)一次出庫原則:

  物料出庫必須准確、及時及一次性完成,生產線領用物料必須要拉回自己生產線所屬位置,不能再堆放在倉庫的範圍,以免造成混亂和差錯。

  8)門禁原則:

  ヾ除倉管人員和搬運人員因工作需要,其他人員未經批准,一律不得進入倉庫;

  ゝ嚴禁任何人在進出倉庫時私自攜帶物料;

  ゞ有來賓視察時,須在主管級以上人員陪同下方可進入倉庫。

  9)"日事日畢、日清日高"原則:

  ヾ每個倉管員在每日工作結束時,進行當天的相關賬物的自我確認和核查,確保賬目的平衡,找出不足、及時改進,第二天才能進步和提高。

  ゝ每日對所管的物料庫位至少巡查1~2次,保証在庫物料的品質、安全和6S狀態達標,確保物料有正確標識,該退的要退給供應商或放入退貨區,以免產生呆滯。

  ゞ倉管員當日的單據當日必須傳給錄單員,而錄單員當日的單據必須在當日錄入系統。

  10)以舊換新原則:對有規定的物料,嚴格按照"退舊才能換新、領新必先退舊"原則辦理。

  三、倉管員工作要求:

  一般來說,倉管員每天所做的工作可以概括為:收貨、發貨、退貨、備貨;物料標識、擺放及賬本(系統數據)對應的整理工作;"事故物料"的上報及其管理(因未遵守交期而延遲供給物料時,就會造成停產事件,這時的物料就叫"事故物料")。我們常常看到,倉管員需要花費很多的時間和精力去尋找缺少的貨物,也許當它們被找到的時候已經失效。我們也知道,庫存信息的失准,物料就有可能提前訂購或訂購不及時,要麼庫存增加、資金占用,要麼因缺貨而導致訂單的推遲甚至取消。以上這些問題,其實都與個人的責任心有關。責任心,是一種工作心態,也是一種工作作風,責任心主要取決于人員的素質及工作環境的熏陶。倉管員是倉庫的管家,權力小但責任大。倉管員的責任心可以表現在:

  1、對日常的賬與物要做到確認再確認,以確保一致;

  2、完成一件工作後要作(做)自我檢查,以發現問題及時解決;

  3、對每天的工作進行總結和反思,以提高工作質量;

  4、有強烈的時間觀念,凡事及時處理,不說"等一下";

  5、工作主動,而不是被動等待安排;

  6、對工作現場管理做到"眼到手到",按6S要求管理。

  遺憾的是,很少倉管員能日複一日地堅持這樣做。筆者當時公司的倉管員工作規範中明確要求:

  1、入庫驗收:

  在物料正確的前提下,入庫時要把好三關:

  ヾ數量關:入庫時要點清數量;

  ゝ質量關:IQC對來料質量進行檢驗和控制;

  ゞ單據關:單據不全不收,手續不齊不辦。審核收到的單據與來料是否相符和一致,並及時送單給錄單員。

  2、保管:

  ヾ擺放科學:擺放合理、整齊、標志鮮明、方便存取

  ゝ確保質量:防鏽、防塵、防潮、防壓、防爆、防變質、防損害、防跌落

  ゞ確保安全:防災、防霉變、防損、防呆滯、防報廢

  々帳、卡、物相符(數量、庫位、狀態必須與ERP系統一致)

  3、盤點:相當于總結、規範物料的核銷制度,嚴防浪費、消除呆料及壞帳。

  4、發放:根據不同的生產需求,決定具體的發料方式,目的是確保及時供應生產、保障銷售、服務企業贏利大計。

  嚴明的制度、反複的培訓及立竿見影的重獎與重罰機制,較好地規範了倉管員的行為,促進了倉庫管理的持續改善,為ERP系統的高效運行提供了數據保障。

  四、改善倉庫管理的幾點舉措:

  1、創新組織架構。成立倉庫三人領導小組,成員應有生產副總、物料部部長、倉庫主管組成。三人小組現是公司物料管理的最高權力機構,通過參加倉庫每周例會、每天固定時間到倉庫現場解決問題,做到"每天進步1%"、各種規章制度、崗位責任制的審定,以及倉管員、錄單員績效考評等工作改善倉庫的管理。

  2、合理規劃倉庫。倉庫在地理位置上,應盡可能與生產現場相連接,減少物料的迂回運輸。盡可能將倉庫進出門與電梯相連,並規劃出相應的運輸通道,充分考慮運輸路線的合理性。倉庫內要留有必要的廢次品存放區、物料暫存區、待驗區、發貨區等。另外要特別考慮安全因素,注意通道、照明、防水、防火、防盜等措施。倉庫的辦公室盡可能設置在倉庫附近,縮短單據傳遞到錄單員的時間。

  3、實行配料制與領料制相結合。生產性物料採用發料制,非生產性物料採用領料制,如工程試制用料、售後配件、生產線不良品換料。A類物料採用發料制,C類物料採用領料制。在配料管理上,可嘗試取消各車間原有的物料倉庫,統一由工廠物料部直接管理、統一配送,以便倉管員合理安排工作時間,提高倉庫的發料速度。

  4、借助新技術。除了ERP系統必要的庫位編碼和物料編碼外,把無線射頻技術引入倉庫管理,如使用帶有條碼掃描功能的手持數據終端進行數據採集,避免人為造成單據填寫、錄入錯誤,提高工作效率。

  倉庫管理的最高境界是以最低量的庫存、最快速的周轉,滿足生產及客戶不斷變化的需求。一些管理先進的企業已經引入看板,成立倉庫超市,建立精益物流系統,相信它將改變過去粗放式的倉庫管理,極大地提升企業的核心競爭力。

【文章出處】


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